Administrasi Pendidikan tentang Manajemen Kepegawaian

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

       Perkembangan manajemen kepegawaian dimulai sejak bangsa Indonesia membentuk pemerintahan yang merdeka dan berdaulat. Peranan manajemen kepegawaian semakin penting sejak pemerintah mulai mencanangkan REPELITA, dimana unsur sumber daya manusia merupakan faktor penentu dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan baik dalam tugas pemerintah maupun dalam pembangunan.

       Pada dasarnya dalam suatu lembaga atau organisasi, susunan kepegawaian menjadi suatu hal yang sangat penting. Manajemen kepegawaian merupakan cabang ilmu administrasi manajemen yang paling menentukan bagi kehidupan suatu organisasi, sebab objek material manajemen kepegawaian pada hakikatnya adalah manusia yang sekaligus sebagai objek atau tujuan dari suatu organisasi itu sendiri.

       Dalam suatu tatanan sekolah atau perguruan tinggi, mengelola atau memanajemen kepagawaian menjadi  landasan untuk dapat meningkatkan mutu dan tujuan dari masing-masing institusi  tersebut. Dimana kepegawaian ini tak hanya terbatas pada tenaga dosen saja, namun banyak sumber daya manusia lainnya yang perlu dijadikan objek dalam tatanan institusi tersebut. Melihat begitu pentingnya manajemen kegawaian dalam organisasi maupun suatu institusi pendidikan, maka dalam makalah ini kami akan membahas mengenai manajemen kepegawaian.

B.     Rumusan Masalah

       Bagaimana manajemen kepegawaian di Indonesia?

C.    Tujuan

       Adapun tujuan dari penyusunan makalah ini yaitu :

1.      Mahasiswa dapat memahami pengertian manajemen kepegawaian

2.      Mahasiswa dapat memahami tujuan manajemen kepegawaian

3.      Mahasiswa dapat memahami fungsi-fungsi manajemen kepegawaian

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Manajemen Kepegawaian

1.      Pengertian Manajemen

      Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Timbul pertanyaan tentang : apa yang diatur, apa tujuannya diatur mengapa harus diatur, siapa yang mengatur, dan bagaimana mengaturnya (Malayu,2001).

      Manajemen merupakan alat untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Manajemen yang baik akan memudahkan terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. Dengan manajemen, daya guna dan hasil guna unsur-unsur manajemen akan dapat ditingkatkan. Adapun unsur-unsur manajemen itu terdiri dari : man, money, methode machines, materials dan market, yang dapat disingkat 6 M.

a.       Apa yang diatur adalah adalah semua unsure manajemen, yakni 6 M.

b.      Tujuannya diatur adalah agar 6M lebih berdaya guba dan hasil guna dalam mewujudkan tujuan

c.       Mengapa harus diatur supaya 6M itu bermanfaat optimal, terkoordinasi dan terintegrasi dengan baik dalam menunjang terwujudnya tujuan organisasi.

d.      Siapa yang mengatur adalah pimpinan dengan kepemimpinannya yaitu pimpinan puncak, manajer madya, dan supervisi.

e.       Bagaimana mengaturnya adalah dengan melakukan kegiatan urut-urutan fungsi manajemen tersebut.

Menurut pendapat Harold Koontz dan Cyril O’donnel Follet, manajemen merupakan usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain, sehingga manajer dapat koordinasi atas sejumlah aktivitas orang lain yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengendalian. Sedangkan menurut R.Terry, manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengerakkan, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.

Dengan demikian istilah manajemen mengacu pada suatu proses mengkoordinasi dan mengintegrasikan kegiatan-kegiatan kerja agar diselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain. Proses mengambarkan fungsi-fungsi yang berjalan terus atau kegiatan-kegiatan utama yang dilakukan oleh para manajer. Fungsi-fungsi tersebut biasanya disebut sebagai merencanakan, mengorganisasi, memimpin, dan mengendalikan (Amirullah,2004).

2.      Pengertian Kepegawaian

Istilah kepegawaian berasal dari kata pegawai yang artinya adalah orang yang melakukan pekerjaan dengan mendapatkan imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan dari pemerintah. Unsur manusia sebagai pegawai maka tujuan badan (wadah yang telah ditentukan) kemungkinan besar akan tercapai sebagaimana yang diharapkan. Pegawai inilah yang mengerjakan segala pekerjaan atau kegiatan-kegiatan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan. Jadi yang dimaksud dengan kepegawaian adalah segala kegiatan yang menyangkut persoalan pegawai mulai dari penerimaan pegawai sampai pada pelepasan pegawai dalam rangka menjalani masa pensiun untuk kembali ke masyarakat setelah menjalankan tugasnya, dalam hal ini sebagai pegawai yang menjalankan tugasnya dengan sebaik-baiknya.

Berdasarkan UU No 8 thn 1947 dan UU No 43 thn 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian dalam pasal 1 butir a mengemukakan bahwa yang dimaksud dengan pegawai (negeri) adalah orang yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas negara dalam suatu jabatan dan digaji menurut perundang-undangan yang berlaku. Menurut UU 7 tahun 1987 butir d pekerja adalah tenaga kerja yang bekerja pada perusahaan dan menerima upah. Sedangkan pengertian tenaga kerja menurut UU 14 tahun1969 tentang ketentuan-ketentuan pokok mengenai tenaga kerja pasal 1 ialah orang yang mampu melakukan pekerjaan baik di dalam maupun di luar hubungan kerja guna menghasilkan jasa atau barang untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.

3.      Pengertian Manajemen Kepegawaian

      Manajemen kepegawaian lazim disebut personel management atau tata personalia atau pembinaan, sebab walaupun istilah-istilah tersebut nampaknya berbeda namun pengertiannya sama. Manajemen kepegawaian atau Administrasi kepegawaian ini mencakup banyak hal penting, mulai dari proses penerimaan tenaga kerja, pembinaan kerja, produktivitas kerja, pemutusan hubungan kerja sampai yang terakhir yaitu pensiun. Kerena sangat kompleknya cakupan dari administrasi kepegawaian ini maka di atas telah disebutkan bahwa administrasi kepegawaian merupaka cabang ilmu administrasi yang paling menentukan bagi kehidupan suatu organisasi.

      Menurut Drs. F.X. Soedjadi, M.PA., manajemen atau administrasi kepegawaian ialah proses kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin agar tercapainya tujuan organisasi yang seimbang dengan sifat, hakikat dan fungsi organisasi serta sifat dan hakikat para karyawan/anggotanya. Society for Personal Administration di Amerika Serikat memberikan pengertian personal manajemen sebagaimana dikutip oleh Paul Pigors dan Charles A. Myerse dalam hubungan personal administrasion, manajemen kepegawaian adalah seni mencari, mengembangkan, dan mempertahankan tenaga kerja yang cakap dengan cara sedemikian rupa sehingga tujuan organisasi dan efisiensi kerja dapat tercapai semaksimal mungkin.

      Menurut Drs. M. Manullang pengertian manajemen kepegawaian adalah seni atau ilmu perencanaan, pelaksanaan, dan pengontrolan tenaga kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan meninggalkan keputusan hati pada diri pekerja. Atau dengan kata lain manajemen kepegawaian adalah suatu ilmu yang mempelajari bagaimana memberikan fasilitas untuk mengembangkan kemampuan dan rasa partisipasi pekerja dalam suatu kesatuan aktifitas demi tercapainya tujuan.

      Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen kepegawaian bertugas untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang secara garis besar telah ditentukan oleh administrator dengan menitik beratkan pada usaha-usaha untuk :

a.       Mendapatkan tenaga-tenaga pegawai yang cakap dan mampu bekerja menurut kebutuhan instansi/lembaga, organisasi.

b.      Menggerakan mereka untuk tercapainya tujuan.

c.       Memelihara dan mengembangkan kecakapan serta kemampuan pegawai untuk mendapatkan prestasi kerja yang sebaik-baiknya.

B.     Tujuan Manajemen Kepegawaian

       Segenap proses kegiatan manajemen kepegawaian dalam suatu organisasi tertentu mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Tujuan utamanya ialah untuk mengurus segala sesuatu yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.

Tujuan dari pelaksanaan manajemen kepegawaian adalah untuk menjamin terlaksananya pembangunan yang ditangani oleh pemerintah diantaranya yaitu untuk :

1.      Meningkatkan jaminan kepastian hukum hak atas pegawai.

2.      Meningkatkan pelayanan administrasi kepegawaian kepada masyarakat.

3.      Meningkatkan kinerja aparatur.

Disamping itu tujuan manajemen kepegawaian ada dua, yaitu production minded dan people minded atau dengan kata lain efisiensi (daya guna) dan collaboration (kerja sama).

C.    Fungsi Manajemen Kepegawaian

       Fungsi adalah sesuatu yang harus dijalankan sebagai bagian atau sumbangan kepada organisasi (wadah yang telah ditentukan) secara keseluruhan atau bagian yang tertentu dan merupakan aktivitas-aktivitas utama. Seperti diketahui bahwa general management memiliki fungs-fungsi yang perlu dilaksanakan dalam setiap organisasi, demikian juga manajemen kepegawaian. Fungsi utama daripada manajemen kepegawaian adalah memperkembangkan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan pedoman-pedoman kerja yang menyeluruh agar dapat dipergunakan sampai pedoman pelaksanaan oleh badan/lembaga organisasi pelaksananya. Fungsi manajemen kepegawaian juga merupakan suatu tugas-tugas utama yang harus dilaksanakan untuk menyelenggarakan keseluruhan aktivitas-aktivitas di bidang kepegawaian.

       Jadi dalam manajemen kepegawaian harus ada pembagian tanggung jawab yang jelas, tegas dan tepat sehingga program yang telah ditetapkan dapat berjalan suatu sistem, agar semua pegawai bekerja dan menjalankan tugasnya dengan sebaik-baiknya.

       Proses mengambarkan fungsi-fungsi yang berjalan terus atau kegiatan-kegiatan utama yang dilakukan oleh para manajer. Fungsi-fungsi tersebut terdiri dari merencanakan pegawai, pengorganisasian pegawai, mengarahkan pegawai, dan mengendalikan pegawai (Amirullah,2004).

1.      Perencanaan Pegawai

      Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada. Perencanaan pegawai merupakan bagian penting dari dan sebagai kontributor pada proses perencanaan strategis karena membantu organisasi dalam menentukan sumber-sumber yang diperlukan dan membantu menentukan apa yang benar-benar dapat dicapai dengan sumber-sumber yang tersedia.

      Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai, menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan secara efisien, meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta melengkapi informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan kepegawaian dan unit organisasi lainnya. Melalui perencanaan dapat diketahui kekurangan dibanding kebutuhan sehingga dapat dilakukan perekrutan pegawai baru, promosi, dan transfer secara proaktif sehingga tidak mengganggu kegiatan organisasi. Dalam membuat perencanaan pegawai perlu diperhatikan faktor internal dan eksternal organisasi. Di samping itu, perlu pula diperhatikan langkah-langkah yang harus ditempuh sebagaimana dikemukakan Miller Burack dan Maryann.

2.      Pengorganisasian Kepegawaian

      Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan wewenang seseorang, pendelegasian wewenang dalam rangka untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian mengantarkan semua sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga orang-orang yang bekerja didalamnya dapat bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu akibat dari pengorganisasian adalah terbentuknya struktur organisasi dan dalam struktur organisasi akan nampak bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit lain. Dengan kata lain, struktur organisasi akan mempengaruhi aliran kerja, delegasi wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol dan pengendalian, serta arus perintah dan pertanggung jawaban. Oleh karena itu, dalam mendesain struktur organisasi bagian kepegawaian perlu dipertimbangkan berbagai faktor sebagaimana telah diuraikan dalam kegiatan belajar ini.

3.      Pengarahan Pegawai

      Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi pegawai. Secara keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu, sangat sulit bagi organisasi untuk sampai pada kebijakan dan pendekatan yang akan memuaskan semua pegawai. Selain itu, bagi organisasi dengan skala apa pun, membuat analisis mendalam tentang apa yang memotivasi setiap pegawai adalah tidak praktis. Namun, ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti setidak-tidaknya untuk membantu memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja, yaitu sebagai berikut.

a.       Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka;

b.      Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan bahwa setiap hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para pegawai;

c.       Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian tentang kinerja adalah objektif;

d.      Bilamana mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak semua orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu dinaikkan pangkatnya;

e.       Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan

f.       Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran yang dapat dicapai tetapi dapat terus berkembang;

g.      Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan sarana lingkungan kerja, interaksi sosial diantara pegawai, pokoknya semua faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan.

4.      Pengendalian Pegawai

      Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang dalam penilaian kinerja disebut standar pekerjaan.

      Standar adalah suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil nyata. Banyak jenis standar yang dapat dipergunakan dalam pengendalian kegiatan-kegiatan kepegawaian. Dalam mengendalikan unit/bagian kepegawaian, pimpinan harus mampu menemukan butir-butir pengendalian strategis yang dapat dipantau berdasarkan penyimpangan.

BAB III

PENUTUP

       Kesimpulan

1.      Manajemen kepegawaian merupakan suatu tugas untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang secara garis besar telah ditentukan oleh administrator dengan menitik beratkan pada usaha-usaha untuk  mendapatkan tenaga-tenaga pegawai yang cakap dan mampu bekerja menurut kebutuhan instansi/lembaga, organisasi; menggerakan mereka untuk tercapainya tujuan; memelihara dan mengembangkan kecakapan serta kemampuan pegawai untuk mendapatkan prestasi kerja yang sebaik-baiknya.

2.      Tujuan dari pelaksanaan manajemen kepegawaian adalah untuk menjamin terlaksananya pembangunan yang ditangani oleh pemerintah diantaranya yaitu untuk meningkatkan jaminan kepastian hukum hak atas pegawai; meningkatkan pelayanan administrasi kepegawaian kepada masyarakat; dan meningkatkan kinerja aparatur.

3.      Fungsi-fungsi manajemen kepegawaian terdiri dari perencanaan, pengorganisasi, pengarahan, dan pengendalian

DAFTAR PUSTAKA

Amirullah, dan Budiyono,Haris, 2004, Pengantar Manajemen, Yogyakarta : Graha Ilmu

Anonim ,2009, Pengertian Pengelolaan Administrasi Kepegawaian serta Aspek dan Tujuannya, (online) available : repository.usu.ac.id/bitstream/.pdf, (1 Oktober 2013 pukul 16.00)

Gusman.,2003, Manajemen/Administrasi Kepegawaian, (online) available : sumsel.kemenag.go.id/file/file/TULISAN/hxae1337044452.pdf, (30 September 2013)

Malayu, 2001, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta : P.T. Bumi Aksara